Каким будет новый современный архив Сургута?

В городе наконец-то появится единое здание для хранения старых документов. Раньше по всему городу было разбросано семь архивных помещений. Это доставляло неудобство как для горожан, так и для сотрудников ведомства. Кроме того, в последнее время возникла острая нехватка свободных площадей.

Теперь проблема устранена. Этим летом правительство автономного округа сделало Сургуту подарок – приобрело помещения общей площадью около пяти тысяч квадратных метров в современном жилищном комплексе «Возрождение». На покупку ушло около 350 млн рублей. На эти же деньги будет приобретено новое оборудование для реставрации и цифровизации документов. Здесь даже будет современный читальный зал, где горожане смогут погрузиться в изучение уникальных документов старины. Сейчас сотрудники архивного отдела занимаются переездом, официальное открытие планируется 1 декабря этого года. Подробнее о новом формате работы городского архива «Сургутской трибуне» рассказала начальник архивного отдела управления документационного и организационного обеспечения администрации Сургута Анастасия Кайдалова. 

Реставрация, оцифровка, обеспыливание и акклиматизация

Опишите масштабы нового архива. Какими будут основные изменения в вашей работе?

– Общая площадь новых помещений составляет около пяти тысяч квадратных метров, из них три тысячи – так называемся полезная площадь, а это шесть архивохранилищ. Там будут размещены все наши архивные документы – порядка 150 тысяч единиц хранения.

Особое преимущество – это большая площадь, которая позволит нам сохранить резерв, ведь архив – это постоянно пополняемое учреждение. Кроме того, у нас появится ряд специализированных помещений. Это лаборатория по оцифровке документов, помещения для реставрации документов, их акклиматизации, а также для обеспыливания единиц хранения.

– Что собой подразумевает акклиматизация? Неужели она нужна бумагам и книгам?

– Да, обязательно. После того, как документ привезли в архив, ему нужно немного полежать обособленно. За это время нам нужно выявить, есть ли плесень на документе. Бумага может повести себя по-разному в новых условиях. У нас даже был пример с коробами. Они полежали где-то в подвале, а затем были привезены в условия, благоприятные для роста плесени. И спустя некоторое время обнаружили, что короба покрылись налетом плесени.

– Вы упомянули также оцифровку документов? Получается, что все данные теперь будут и на электронных носителях?

– Пока не все. Для начала мы будем оцифровывать только документы постоянного срока хранения, то есть, ту часть историко–культурного наследия, которая характеризует историю Сургута, предприятий, организаций, учреждений, а также личностей, которые внесли определенный вклад в развитие нашего города. Это порядка 56 тысяч единиц хранения.

– Учитывая, что у вас появятся помещения для акклиматизации и даже обеспыливания документов, это означает, что и условия их хранения должны быть достаточно строгими? Какие требования есть в этом отношении?

– Существует несколько режимов, которые нужно соблюдать при хранении архивных данных. Это обязательное наличие охранно–пожарной сигнализации. У нас на входе вы могли наблюдать охрану, по периметру помещений установлены пожарные гидранты, по периметру расставлены огнетушители.

Температурно–влажностный режим подразумевает, что для документов на бумажной основе влажность должна составлять 50–55 процентов, а температура – 17–19 градусов. Для человека это немного прохладно, но именно такая температура позволяет замедлить процессы негативного изменения для бумаги.

Световой режим. Согласно нему, документы должны храниться в полной темноте. Здесь нет окон.

Многие документы хранятся в коробах. Это первичное средство их защиты от пыли, того же света. Обязательно и проведение регулярной влажной уборки. Кроме того, сотрудники должны работать с документами в тканевых перчатках, не в резиновых.

Информационные коды прошлого

– Архивам, так же как и библиотекам, свойственно хранить уникальную информацию минувших эпох. Есть ли в ваших хранилищах документы, наличием которых можно по праву гордиться?

– Да, это так. Нашей гордостью являются метрические книги Градо-сургутской Троицкой церкви периода 1863–1928 годов. Метрические книги – это записи о родившихся, сочетавшихся браком и умерших. Их вели священники при церкви. А после революционных событий выдавать документы в нашей стране стали органы ЗАГС.

– Что составляет основу ваших хранилищ?

– В основном у нас содержатся документы градостроительных предприятий до момента их акционирования: Сургутнефтегаза, Газпрома, Тюменьэнерго, Обьнефтегазгеологии и Сургутского отделения железной дороги. Конечно, мы храним также документы местных органов самоуправления: администрации города, ее структурных подразделений, думы города, контрольно–счетной палаты, а также документы школ, поликлиник и других муниципальных учреждений. Все оригиналы хранятся в архиве в единственном экземпляре.

В среднем мы ежегодно пополняем архив тремя-четырьмя тысячами единиц хранения.

– Насколько я знаю, сегодня градообразующие предприятия имеют собственные архивы и уже не хранят у вас свои информационные единицы...  

– Да, они располагают ведомственными архивами. Их документы представляют интерес для истории. Интересны нам также и сведения и других старейших коммерческих предприятий города. По этому поводу мы нередко связываемся с ними и предлагаем сотрудничество.

– За какой информацией в архив обычно обращаются граждане?

– Они чаще всего обращаются для подтверждения права собственности на недвижимость: квартиру, дом, садовый участок. Для этого нужно сперва подать соответствующее заявление на сервисе «Госуслуги». Без заявлений приходят исследователи, читатели, которые хотят позаниматься с теми же метрическими книгами или с документами Горисполкома.

– Неужели все сведения для горожан открыты?

– Нет. Конечно, у нас есть ограничения. Это информация о персональных данных.

– Какие сведения хранятся у вас вечно?

– Как раз документы по личному составу имеют ограниченный срок хранения – 75 лет. Они фиксируют трудовой стаж, отношения работника с работодателем. Но с 2003 года срок хранения подобных документов изменен – до 50 лет. 

– Какая на сегодня у архивов основная функция? Какую роль они играют для горожан?

– Прежде всего, это юридическая востребованность, когда нужно подтвердить права на имущество, льготы, награду. От этого зависит социальное обеспечение граждан.

Немалая для нас аудитория – это люди, которые приходят сюда по интересам. Начиная со школьников, которые пишут исследовательскую работу по истории, и заканчивая теми, кто интересуется своим происхождением. Например, к нам приезжала бабушка из Нижневартовска, которая пыталась найти сведения о своих предках, происходивших из Сургута.   

С 28 сентября прежние помещения городского архива прекратили свою работу. До 1 декабря они будут заниматься переездом и заполнением новых хранилищ, после чего новые помещения архива торжественно откроют свои двери.