СПЕЦИАЛИСТ ПО ХРАНЕНИЮ

С древних времен все рукописные достижения

человечества собирали в библиотеках, музеях

и всевозможных хранилищах. В наше время

документация стала более разнообразной,

а в ее хранении нуждаются любые организации

и предприятия. Сбором, систематизацией,

хранением бумаг занимаются сотрудники

архивов – архивариусы.

Главный специалист отдела по организационно-кадровой работе пойковской администрации Анна Менщикова выполняет обязанности и архивариуса. Занятие, признается она, близко по темпераменту.

По словам Анны Дмитриевны, для работы с архивом специалист должен в совершенстве знать государственную систему делопроизводства, владеть информацией в области законодательства, норм составления и хранения документов, иметь представление о ведении отчетности. Помимо знаний и навыков, архивариусу необходимы усидчивость, внимательность и собранность. Важнейшими качествами для этой профессии можно назвать оперативную память и особый тип мышления, позволяющий хорошо запоминать и анализировать большие объемы информации.

– Пик формирования архива приходится на конец и начало года, – подчеркивает Анна Дмитриевна. – Это довольно трудоемкий и длительный процесс, если учитывать, какое количество различных документов генерируется в органах местного самоуправления за год: решения, постановления, приказы, разрешения, протоколы конкурсов, аукционов, кадровое делопроизводство. На хранение документы отправляются в соответствии с утвержденной номенклатурой (основным учетным документом в делопроизводстве) архивных дел и только на бумажном носителе: однотипные документы в хронологическом порядке собираются в папки до 250, иногда 300 страниц, листы нумеруются, прошиваются, составляется внутренняя опись архивного дела, титульный лист.

В зависимости от типа большая часть документов имеет постоянный и длительный

(75 лет) срок хранения – это все решения органа местного самоуправления, документы по жилищным, строительным, земельным, кадровым вопросам. В течение двух лет они хранятся у специалистов в структурных подразделениях, а затем направляются специалисту по работе с архивом для внесения в опись. По истечении 5 лет документы постоянного и длительного хранения по акту передаются в архив Нефтеюганского района. Дела с временным сроком хранения от года до десяти лет, а также документы по кадровому делопроизводству для удобства в работе хранятся в архиве администрации, оборудованном по всем требованиям.

С 2016 года в администрации городского поселения введен электронный документооборот, это создало возможности для резервного хранения документов в системе «Дело» и быстрого их поиска в случае необходимости, а также уменьшения числа архивных дел за счет тех, у которых небольшой срок хранения.

– Архивы – важнейшая отрасль деловой, социальной жизни общества в целом и людей, предприятий, организаций в частности. От того, насколько качественно и грамотно организована систематизация бумаг, во многом зависит сохранение нашего прошлого и даже человеческие судьбы, –

подчеркивает архивариус. –

Мне лично приходилось прибегать к помощи архива, правда, в другом регионе: нужно было подтвердить, что наша мама, как многодетная, в 1986 году была награждена «Медалью материнства», дающей право на получение звания ветерана труда. Такие сведения были получены, и мама смогла переоформить пенсию в соответствии с ветеранским статусом. Но если архивы уничтожаются, это настоящая трагедия.

Конечно, без документов человек не останется, но их восстановление – сложный путь поиска и подтверждения информации. Поэтому архивы нужно грамотно составлять, вести и особенно – беречь.